Como preparar um evento – Parte 2

Depois da parte 1, em que houve o primeiro contato com o cliente e o briefing, vamos avançar elaborando o orçamento.

Parte 2 – O orçamento

Após a sua primera impressão, o orçamento deve completar seu profissionalismo. Neste momento temos que ter em mente que o evento não está totalmente definido e acordado, pois o valor pode fazer reduzir ou aumentar o tamanho do evento, ou simplesmente após a conversa o cliente pode ter aceito alguma de suas sugestões e modificado a proposta dias depois. Como assim? É normal no nosso buisness que as espectativas mudem, pois a variação dos tipos de eventos é muito grande, esteja preparado para isto!

Então, temos as informações do evento (dispostas na parte 1 desta série), vamos colocar em prática o orçamento:

Pesquise no mercado e se atualize com os preços.

Os seguintes detalhes devem estar descrito no orçamento:

Orçamento – nome do evento;
Nome do contratante;
Cidade e data onde será realizado o orçamento;
Validade do orçamento;
Descrição do trabalho/serviço;
Formato do evento;
As responsabilidades por conta do contratante;
As responsabilidades por conta do contradado;
Valor do orçamento;
Condições de pagamento;
Assinatura do contratado;

Você pode achar que precisa de mais informação, pode ser, mas lembre-se que o orçamento funciona como um segundo cartão de visita. Disponha as informações no documento de forma fácil e clara para o cliente entender. Se tiver, formate as informações de contato como: sites, emails e telefones padronizados e apresentados no rodapé ou cabeçalho – simples, pois lembre-se “menos é melhor”. Se for do agrado, pense também numa logomarca.

Antes da assinatura, é de costume deixar uma frase mostrando a disponibilidade de negociação, pois abre para novas negociações e se for de seu interesse então, acrescente: O orçamento para este evento é passível de adaptação e/ou modificação, se necessário.

Releia para corrigir eventuais erros de ortografia ou disparidades nas informações e encaminhe ao seu cliente.

É de costume solicitar a acusação do recebimento e assim aguardar o retorno de seu cliente, não tem problema nenhum em ligar informando que o orçamento foi enviado, isso não demonstra desespero, mas sim atenção e cuidado – características importantes no nosso ramo.

Segue abaixo um exemplo de um orçamento:

Se o cliente não retornar, ligue e pergunte se recebeu, se tem alguma dúvida. Não se assuste se não fechar o evento, muitas vezes é somente especulação. Se houver negociação, volte a parte 1 – escute novamente, analise a contra-proposta, reavalie os preços.

E se o evento for fechado, prepare-se para o planejamento, pois você terá a chance de mostrar seu talento e seu produto, mas isso é assunto para o próximo post – parte 3. Aguarde!

Segue todos os partes abaixo: